EVENTOS 2.0

Los eventos 2.0 y acciones singulares deben ser impactantes, emocionales, innovadores y creativos.

Las empresas que organizan eventos, demuestran un gran  interés en mejorar la relación que tienen con su público objetivo y las que buscan que sus productos o servicios tengan un valor añadido, además son empresas que invierten en construir, mejorar y consolidar su imagen corporativa y en aumentar el vínculo con sus clientes.

Los eventos 2.0, son además una útil herramienta de marketing, ya que se lograra mejorar la imagen de marca y la fidelización de clientes.

La organización de un evento corporativo, es una excelente forma de promocionar productos o servicios, así como una buena manera de mejorar la comunicación a nivel interno ya que afianza la relación que existe entre el equipo humano que forma una empresa.

“Los eventos han demostrado ser una herramienta estratégica de comunicación de marketing que consigue impactos directos e interactivos con su público directo”. “Es una herramienta de comunicación de marketing capaz de aportar valor a las marcas a partir de la relación experiencial con ellas”. (M.A. Galmés)

Los eventos 2.0 se han convertido en una verdadera experiencia de marca. El público se identifica con la marca generadora del evento, y extrae una experiencia positiva o negativa.

Los eventos 2.0 son comunicación en vivo, una comunicación que tanto empresas privadas como entidades públicas han sabido aprovechar en el nuevo contexto empresarial.

Sin embargo, con el gran auge de las nuevas tecnologías y con ello nuevas maneras de comunicación (redes sociales, plataformas online…) la manera de organizar y plantear eventos ha cambiado.

Existen a día de hoy muchas empresas que subestiman el poder que tiene un evento como herramienta de comunicación. Todavía hoy existe la tendencia errónea en la mayoría de las instituciones a desconectar la organización de eventos del Plan de Comunicación global y a considerarlos como resultado de un mero factor logístico y organizativo; y por lo tanto, a no utilizar esta poderosa herramienta en todo su potencial para alcanzar objetivos estratégicos de empresa.

En IO Innovación, Creatividad y marketing, hemos querido dar una vuelta de tuerca más, en todo lo relacionado con la organización de eventos, corporativos, empresariales o Institucionales, hemos transformado los eventos, en eventos 2.0.

Nos encontramos en la era de las emociones, por lo tanto en la era de seducir al cliente, usuario, consumidor, partner o stakeholder a través de la generación de experiencias, y para ello, los eventos son la herramienta perfecta.

El público cada vez demanda más ser el protagonista y participar en el evento y una de las mejores maneras de hacerlo posible es combinando la organización de eventos offline y online, utilizando herramientas y tecnología digital.

La combinación de estrategias de marketing  y comunicación online y offline así como la cohesión en las líneas de trabajo de las mismas constituyen la base necesaria para generar en el usuario recuerdo de marca.

La organización de un evento requiere una amplia planificación, de hecho una planificación anticipada, es la clave para que el evento sea un éxito.

Hace tan solo unos años, cuando planteábamos un evento, nos centrábamos en el espacio, los ponentes, el público, el contenido, la promoción de dicho evento de forma offline etc.

Y es que, se sigue hablando de una frontera entre la comunicación online y la comunicación offline, pero con este tipo de acontecimientos observamos que ya no podemos considerarlos por separado. Tanto los canales online como offline ya forman parte de la comunicación de una forma intrínseca.

La vertiente offline de una organización de eventos, sigue siendo la más importante, por ello en IO, cuando llega a nuestras manos un proyecto que incluye la organización de un evento, dividimos el desarrollo del evento en 3 fases (desde el punto de vista offline):

• Planificación- Asesoría Pre-evento
• Producción y desarrollo
• Evaluación

Planificación- Asesoría Pre-evento

• Mantenemos reuniones con el cliente para saber qué objetivos quiere cubrir con esa acción y transmitírselo al equipo de la forma más ordenada posible para conseguir cubrir las expectativas del cliente.

Visualizamos el evento, y nos ponemos a trabajar con el cliente para desarrollar el concepto que identifique las necesidades del público objetivo al que va dirigido el evento y el retorno de la inversión (ROI).

¿Qué hacemos?

• Conceptualización del evento. “Creamos” un mensaje y una gráfica que sea emocional, atractiva, impactante y dirigida al público objetivo al que va dirigido el evento, siempre teniendo en cuenta y respetando la identidad corporativa de nuestro cliente.
• Desarrollo del presupuesto.
• Desarrollo de logística y timing del evento.
• Evaluación y selección de proveedores internos y externos.
• Invitación, manejo de ponentes, ayuda en la selección y presentación de temas.
• Selección de localizaciones y negociación de contratos.

Producción del evento

En esta fase nos encargamos de la coordinación y contratación de todos los profesionales que forman parte del evento:

• Desarrollo de imagen del evento: Publicidad gráfica, diseño y producción de stands, roll ups, carteles, displays, elementos de acceso etc.
• Coordinación de caterings, decoración, ambientación y montaje.
• Manejo de ponentes y sus materiales.
• Organización de desplazamientos y transporte (Hoteles, billetes avión/ tren, vehículos privados y conductores).
• Coordinación audiovisual (imagen, sonido e iluminación), búsqueda de profesionales y tecnología adecuada para el evento.
• Administración de recursos.
• Promoción del evento a través de diferentes canales.
• Azafatas, artistas y espectáculos.

Desarrollo del evento

Durante el transcurso del evento, controlamos in-situ el buen desarrollo del mismo.

• Enlace con el recinto
• Registro/ Check-in, control de acceso.
• Señalización del evento.
• Distribución de materiales y coordinación general.

Evaluación post evento

Una vez terminado el evento, evaluamos junto al cliente, si éste ha cumplido sus expectativas, y objetivos, si ha conseguido el impacto esperado, y si ha conseguido el retorno que buscaba.

Desde el punto de vista meramente offline, este es el guion con el que en IO hemos conseguido grandes éxitos en los eventos que hemos organizado para los clientes que han depositado su confianza en nosotros.

Diseño y producción de evento: diseño de escenario, cartelería, materiales para el evento y una exposición gráfica retrospectiva de las actividades que ha desarrollado IMSERSO durante estos 25 años.

Pero como ya comentamos al principio de este post, en IO Innovación, Creatividad y marketing, hemos querido dar una vuelta de tuerca más. Hemos querido pasar de un simple evento, a eventos 2.0.

Hemos aplicado las tecnologías, herramientas y medios a nuestro alcance, para hacer del evento algo más social.

¿Cómo convertimos un evento, en un evento 2.0?

Partiendo de la base del evento offline, lo combinamos con el uso de herramientas on line, plataformas en la red…, para adquirir más internacionalidad y conseguir mayor difusión y participación en el evento.

Con la organización de un evento 2.0, perseguimos principalmente 3 objetivos:

• La creación de una comunidad de intereses compartidos: compartir es poder.
• El liderazgo del debate sobre un asunto sectorial o empresarial: incrementar el reconocimiento de marca.
• La generación de leads: la organización “X” como referente.

¿Cómo planteamos un evento 2.0 desde el punto de vista online?

Lo primero y principal, nos aseguramos de tener todos los requerimientos técnicos cubiertos en el lugar físico donde se va a desarrollar el evento, de hecho se trata de un punto tan importante, que a la hora de seleccionar la ubicación del evento es uno de los puntos básicos. La disponibilidad de red Wifi, con alcance y capacidad suficientes es una condición indispensable, por lo tanto, nos aseguramos de que así sea.

Paralelamente a la idea de organizar un evento, nace la necesidad de darlo a conocer y conseguir optimizar uno de sus principales objetivos…comunicar eficazmente.

Evento desde el punto de vista online

Desde el momento que se nos plantea el proyecto de organizar un evento, nos ponemos a trabajar conjuntamente con los enfoques online y offline, de manera paralela.

• Planteamos una web, landing page, blog etc. exclusiva para el evento, que incluirá toda la información relacionada con el mismo, así como la posibilidad de realizar el registro o confirmación de asistencia de manera online, la compra y pago de entradas/ acreditaciones, agenda de presentaciones, ponencias
• Creamos perfiles en redes sociales específicos para el evento o bien publicamos el evento en los perfiles ya creados por la marca. Generamos un #hashtag dedicado para el pre- evento, evento y post evento. Incluimos todos los perfiles y el #hashtag en la misma página, dentro del espacio web creado con motivo del evento.
• Promocionamos el evento en redes sociales antes de su realización, mediante campañas de anuncios de pago si fuese necesario, buscamos que el público en general, “hable” del evento, antes de que este se produzca, de manera que se sientan más comprometidos y activos en el momento del evento en sí.
• Creamos notas de prensa optimizadas para buscadores, para dar mayor visibilidad al evento.
• El día del evento, combinamos las publicaciones en el sitio web del evento, junto con un blog “en vivo”. Así mismo publicamos “en vivo” e “in situ”en redes sociales, para aumentar el buzz del evento.
• Con antelación al evento, preparamos contenido para publicar en redes sociales durante el desarrollo del mismo, para combinarlos con el contenido “en vivo”.
• Promovemos la participación activa de los ponentes y participantes del evento mediante el uso de las redes sociales, en este punto es de vital importancia la organización offline, ya que es altamente recomendable la impresión de material gráfico en el que figuren urls de la web del evento, perfiles en redes sociales y #hashtag, en lugares visibles y estratégicos del evento, junto con un claim y llamada a la acción eficaz para fomentar la participación. Así mismo, proponemos la colocación de pantallas en las que se proyectará el time line de las redes sociales “en vivo”.
• Durante el evento retwitteamos, contestamos y mantenemos la conversación viva.
• Usar twitter de manera dinámica, fomenta la participación de los asistentes, y permite informar a los ausentes del desarrollo del evento.
• Si disponemos de material (proporcionado por el organizador), transmitimos en vivo presentaciones y vídeos en directo desde el evento.
• Según las necesidades y requerimientos del cliente y del propio evento, podemos realizar entrevistas en vivo a los ponentes para subir a redes sociales.
• Integramos en el espacio web, todo el contenido que vayamos creando durante el desarrollo del evento (presentaciones, entrevistas, time line de redes sociales etc.)
• Creamos un muro virtual con un mensaje de bienvenida y usamos herramientas sociales, para mantener a los asistentes comunicados.
• Si el cliente lo desea podemos incluir en el espacio web encuestas post evento para valorar el mismo.
• Tras el evento, recogemos y registramos los datos de los usuarios que han participado online, para generar y facilitar al cliente una base de datos para posteriores comunicaciones o nuevos eventos.
• Durante los días posteriores al evento podemos recopilar las fotos hechas durante el mismo, redactar un post resumen, subiremos los vídeos y presentaciones, de manera organizada tal y como comentamos en puntos anteriores, para ponerlos a disposición tanto de los asistentes como de las personas que no han asistido al evento.

Organización de eventos: invitación al evento, enviada vía correo electrónico.

Organización de eventos: Díptico para el lanzamiento del evento Springday Vocalcom.

Con el desarrollo de eventos 2.0, perseguimos ir un punto más allá y llevar los eventos, no solo a los participantes que acuden físicamente al mismo, sino que trasladamos el mensaje y el impacto para hacer el evento global.