Los eventos virtuales llegaron para quedarse: y son un canal digital

Los eventos virtuales deben verse como algo más que sustitutos de los presenciales.

El valor de la interacción cara a cara nunca desaparecerá, pero hay ocasiones en las que volverse virtual es una parte necesaria de nuestro programa de eventos.

Para muchas compañías, la pandemia global ha servido como forma de llamar su atención con respecto a la manera en la cual abordan sus estrategias de mercado.

Compañías de todo el mundo, que solían depender de los eventos presenciales para ganar exposición y promover sus marcas y patrocinadores, se enfrentaron a un nuevo desafío: cancelar sus eventos presenciales por completo y encontrar una nueva alternativa que les garantizara tener los mismos beneficios.

Es en este momento en el que entran en escena los eventos virtuales.

Los eventos virtuales no son una novedad, pero han ganado más popularidad en los últimos años, por cambios importantes como crisis financieras (2008), pandemias globales (2020), o simplemente para mantenerse al día con lo último en tecnología. En cualquier caso, parece que los eventos digitales llegaron para quedarse.

Organizar un evento virtual requiere el mismo cuidado y atención que un evento presencial. En ambos eventos, debemos promover el evento de manera efectiva, involucrar a los asistentes, crear momentos memorables y demostrar el éxito del evento.

Tenemos que pensar en los eventos virtuales no como pequeñas presentaciones únicas o como un seminario web, sino como experiencias de valor añadido impulsadas por el compromiso, podemos crear un evento impactante que se extienda mucho más allá de la pantalla de un ordenador o dispositivo.

¿Qué es un evento virtual?

Un evento virtual es aquel en el que las personas experimentan el evento y su contenido online en lugar de reunirse en persona. Según Google Trends, el mundo gira cada vez más hacia lo virtual.

¿Beneficios de un evento virtual?

• Rentabilidad: existe una gran diferencia de coste entre la organización de un evento presencial frente a un evento online. En el presencial hay que tener en cuenta muchas variables que hay que incluir en el presupuesto (alojamiento, viajes, salas, sonido, publicidad impresa, dietas…). El presupuesto de eventos virtuales se centrará principalmente en las tarifas correspondientes a la plataforma de alojamiento y a la campaña de marketing online. Esto supone una gran reducción de costes.
• Tiempo y flexibilidad: con los eventos online, los asistentes podrán organizar mejor sus agendas sin necesidad de desplazarse.
• Sostenibilidad: hoy en día es fundamental que las empresas tengan presente el impacto que causan en el medio ambiente, y los eventos físicos no son precisamente algo que pueda definirse como ecológico.
• Longevidad: La fase posterior al evento es tan importante para las marcas como el marketing y las etapas de desarrollo. Dependiendo del tipo de evento, podemos permitir que algunas partes estén disponibles online para que el público pueda compartir una vez finalizado el mismo, comentar y expresar sus reacciones en las redes sociales.

• Oportunidades de networking: el mundo se ha acostumbrado tanto a hacer uso de la tecnología en las comunicaciones diarias, que se ha vuelto mucho más fácil interactuar con los demás de manera online que cara a cara. De hecho, muchas personas admiten que se sienten mucho más cómodas hablando con quienes no conocen a través de un medio virtual que haciéndolo en persona.
• Mayor alcance: conseguir alcance para un evento online es más sencillo que para uno virtual. Se trata de promover el enlace virtual de la manera correcta, haciendo uso de diferentes plataformas y redes sociales, para que personas de todas partes del mundo puedan acceder al evento tan solo con hacer un click.

Tanto los eventos virtuales, como los eventos en persona, necesitan un buen marketing. Sin una promoción dirigida y eficaz, la asistencia se ve afectada.

En cualquier caso, los eventos virtuales nunca podrán ofrecer el mismo nivel de interacción cara a cara que los eventos en persona. Pero hasta que los eventos presenciales vuelvan a ser una realidad, los eventos online, son una excelente opción.