3 fases en las que se divide el desarrollo de un evento exitoso

marzo 02, 2015/PUBLICADO POR /0 Comentarios

De todas las acciones de marketing que una empresa lanza al mercado:

  • Piezas de marketing directo
  • Acciones en Redes Sociales
  • Comunicaciones

La organización de un evento exitoso es una de las acciones de marketing más compleja que existe, ya que intervienen muchos profesionales en el proceso.

Fases para desarrollar un evento exitoso:

  1. Planificación
  2. Desarrollo
  3. Evaluación

1. Fase de planificación:

En esta fase es importante:

  1. Mantener reuniones con el cliente para saber que objetivos quiere cubrir con ese evento y transmitirlo al equipo de la forma más ordenada posible para conseguir cubrir las expectativas del cliente.
  2. Escoger una fecha que sea propicia, normalmente los mejores días son Miércoles o Jueves de la semana, ya que son los días de más actividad profesional y por lo tanto los que más garantizan la asistencia.
  3. Elaborar un presupuesto, éste nos va a ayudar a saber que espacios, catering, ó profesionales podemos contratar.
  4. Buscar un espacio relacionado con el mensaje que queremos transmitir.
  5. “Crear”, desarrollar un mensaje y una gráfica que sea atractiva para conseguir un evento exitoso.
  6. Promocionar el evento a través de los diferentes canales de comunicación: desarrollando piezas como:
    • Comunicación HTML para que las personas interesadas en asistir puedan inscribirse.
    • Landing page con la información del evento,
    • Insertar Publicidad en los medios específicos del entorno al que va dirigido la organización del evento.
    • Difundir la organización del evento a través de las Redes Sociales
    • Diseñar banner para la web
  7. Escoger a los técnicos y profesionales mejor capacitados para conseguir crear un entorno especial, desde el catering hasta los técnicos de audio, vídeo, decoración.
  8. Inaugurar y clausurar el evento con alguna actividad lúdica que enlace con el mensaje que queremos transmitir.

2. Fase de desarrollo

Durante el desarrollo de un evento lo más importante es la coordinación, ya que normalmente intervienen diferentes profesionales:

  • Responsables de decoración y montaje
  • Técnicos de Audio, Vídeo, Sonido, e iluminación
  • Azafatas para acreditar
  • Empresas de Catering
  • Artistas o profesionales que desarrollan la actividad lúdica
  • Ponentes

Si tenemos un buen coordinador, conseguiremos una organización de evento exitoso.

3. Fase de Evaluación

Una vez terminado el evento, debemos medir si nuestro cliente ha tenido el retorno de inversión que esperaba.

En IO, llevamos varios años creando y produciendo eventos. En nuestra web podéis encontrar casos prácticos, como por ejemplo el Springday Vocalcom (Mayo de 2014) que se realizó en la Fundación Carlos Amberes en Madrid.

Vocalcom, multinacional especializada en el desarrollo de soluciones IT para el sector de atención al cliente, nos solicitó el diseño y organización de un evento que fortaleciese su posicionamiento como software factory de referencia en omnicanalidad y que favoreciese el networking y las relaciones con el mercado y sus clientes.

En el equipo de IO empezamos a planificar el evento:

  1. Buscamos una fecha “jueves del mes de mayo de 2014”, los jueves son los días que más posibilidad de asistencia tienen.
  2. Buscamos un espacio que fuera singular con una capacidad para 130 personas y que tuviera 2 salas paralelas: una de exposición de sus productos y otra para el cocktail. La Fundación Carlos Amberes fue el espacio escogido porque nos permitía mezclar tecnología y arte.
  3. El equipo creativo se centró en el concepto Omnicanalidad, reto del sector y donde Vocalcom dispone de soluciones muy competitivas. Se diseñó un evento donde la componente comercial se situó en un segundo plano, fortaleciendo la imagen de Vocalcom como referente y líder.

Para el lanzamiento del evento desarrollamos diferentes piezas:

Desarrollo de un evento exitoso: Díptico para el lanzamiento del evento Springday Vocalcom.

Desarrollo de un evento exitoso: Díptico para el lanzamiento del evento Springday Vocalcom.

Desarrollo de un evento exitoso: invitación al evento, enviada vía correo electrónico.

Desarrollo de un evento exitoso: invitación al evento, enviada vía correo electrónico.

Desarrollo de un evento exitoso: landingpage específica del evento, para dar más información y facilitar la inscripción.

Desarrollo de un evento exitoso: landing page específica del evento, para dar más información y facilitar la inscripción.

Invitamos a exponer sus experiencias y reflexiones a líderes reconocidos de la industria. Decoramos los espacios con luces rojas y mobiliario blanco, colores corporativos de Vocalcom. Intentando conseguir un espacio tranquilo de reflexión y diálogo entre los asistentes y los ponentes, buscamos profesionales de iluminación, vídeo y audio de renombre.

La organización del evento fue un éxito tanto en asistencia como en retorno para el cliente.


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